Когда я ушел из агентств и корпораций, то испытал большое облегчение: наконец я мог строить график своей работы, как мне того хочется. Но очень быстро поток новых клиентов сделал свое дело — мне пришлось задуматься о личной эффективности куда сильнее, чем раньше. Когда нет начальника, а клиент сидит порой за сотни километров от тебя — очень просто потерять контроль и раскиснуть. Однако введя некоторые простые правила, которые известный тренер Кэролайн Арнольд назвал микрорешениями, мне удалось увеличить свою продуктивность в разы. Я сосредоточусь только на специфических микрорешениях для пиарщиков, которые я собирал у успешных коллег, ну а советы по тайм-менеджменту оставляю коучам.

1. Позвонить четырем журналистам в день.

Однажды один мой знакомый рассказал, как избавился от страха перед follow up — «холодными звонками» журналистам, которые его просили делать каждую неделю в агентстве. Он делал каждый день четыре звонка журналистам. О чем он с ними говорил? Ну, обычно обсуждал будущие инфоповоды или текущих клиентов, но порой он просто спрашивал как идут у журналиста дела и предлагал свою помощь. В итоге, спустя пару месяцев он набрал не только самую актуальную в агенстве базу контактов, но и организовал пару дополнительных публикаций для клиентов, которые их и не ждали. Такие звонки отнимают 10-15 минут в день, но если это превратить в привычку и в ежедневный ритуал, то ваша эффективность в media relations станет просто заоблачной. Не обязательно звонить четырем журналистам, достаточно и двух, в зависимости от отрасли, но важно подходить к этому неформально. Помните, что это должно быть живым общением, как ваши звонки родителям или хорошим друзьям.

2. Написать хотя бы абзац текста.

Эрнест Хемингуэй когда-то говорил, что каждый день он заставлял писать себя не меньше абзаца текста. Если вы думаете, что это правило работает только для знаменитых писателей и журналистов, то вы ошибаетесь. PR — это на 80% текстовая коммуникация, а работать над своими навыками письма нужно постоянно. Многие мои друзья пишут дневники за день, кто-то предпочитает каждый день писать в жж или фейсбук — это не так важно. Но нужно вспомнить опять же великого Хемингуэя, который считал написанным только тот абзац, который был почти идеален: без ошибок и точно отражающий суть вещей. Работа над текстом не закончена, пока вы его не вычитали, а куда писать: в стол или во френд-ленту — решать вам.

3. Аккуратно вести медиабазу.

Facebook — главное оружие современного пиарщика, но отслеживать изменения карьерного пути всех тысяч «френдов» не всегда так просто. На помощь может прийти классическая медиа-база, которая есть у каждого уважающего себя специалиста. Я взял за правило добавлять все новые контакты из соцсетей с подробными описаниями прямо в классическую базу в формате Excel. Кроме основных категорий вроде: название СМИ, тип, периодичность, ФИО журналиста, должность, контакты; добавились еще: ссылки на соцсети, тематика, важные публикации и так далее. Но важнее всего, заносить информацию сразу по мере появления и пересматривать базу как минимум раз в неделю. Результат вы увидите во время рассылки релиза или даже на этапе составления предложений для новых клиентов. Хотя такие сервисы, как MediaDigger.ru помогут облегчить бремя ведения баз самостоятельно.

О MediaDigger.ru:

мы даем PR-менеджерам доступ к тысячам журналистов, редакторов и блогеров. Узнать больше

4. Давать клиентам регулярные статусы.

Во всех агентствах приняты определенные периоды для отчетности перед клиентами. Но одно дело формальные отчет, согласно договору, а другое — статус, позволяющий держать в курсе ваших клиентов и поддерживать уровень их удовлетворения. И зачастую клиент не говорит прямо, что нужно и в каких подробностях ему докладывать о ходе работ. Когда-то в компании, где работала моя жена ей дали клиента, которого все буквально ненавидели. Коллеги говорили: «они вечно всем недовольны и дергают нас каждую минуту». — и это было правдой. Но проблема решилась, когда статусы по работе клиент стал получать ежедневно еще до того, как приходил на работу. Это было чуть ли не первое письмо за день и ответственный менеджер клиента чувствовал заряд спокойствия на весь оставшийся день. Теперь это самый любимый клиент в компании и он перешел в разряд ключевых, увеличив объем заказов. Пишите клиентам статусы: общий еженедельный или подробный ежедневный — решать вам, но делайте это регулярно.

5. Выделить время для чего-то нового.

Мой хороший знакомый — основатель успешного голландского дизайн-бюро дал мне совет: «Трать 30% времени на что-то новое. Делай что-то иным, еще неизвестным тебе способом или трать время на исследование». Я подумал, что больше четверти моей рабочей недели — это уже слишком, а как же текущие обязательства по текущим договорам! Но на самом деле это правило не обязательно понимать буквально. Если вы все время пишите релизы, попробуйте изменить структуру или рассылать не целый релиз, а медиа-питч (короткую информацию в теле письма без целого релиза). Поступите так в каждом четвертом случае. Но очень важно выделять новшествам время, иначе они никогда не станут привычкой, ведь проще и быстрее делать «как было». Я выделяю пятницу, как «день R&D», занимаясь делами, на которые обычно не хватает времени. Посвящая внутренним вопросам агентства, назначаю встречи, результаты которых будут видны только через месяцы, даже эту статью мне удалось написать в R&D-пятницу.

В зависимости от специфики работы: в агентстве или in-house, или госструктуре — вы можете формировать собственные привычки эффективности. Главный секрет — неукоснительное выполнение. Если вы решили звонить трем журналистам каждый день, то это нужно делать без отговорок и отсрочек. Выберете определенное время, лучше привязанное к традиционному действию и свяжите его с вашей новой привычкой. Например: писать статус для ключевого клиента до проверки почты рано утром или писать статус в facebook каждый день, комментируя какую-нибудь отраслевую новость сразу после ужина. Если вы один раз нарушили свое обещание, то привычку нужно прививать заново. Зато отработав микрорешение в течение месяца или двух вы точно получите привычку эффективного пиарщика, которая станет вашим главным преимуществом.